Cum sa eviti capcanele bugetelor in organizarea de evenimente

Una dintre cele mai dificile provocari pe care le intampina un organizator de evenimente este bugetul. Orice event planner cu experienta va confirma faptul ca bugetele evenimentelor se pot modifica pe parcursul desfasurarii acestora, lasand o marja de pana la 10% pentru cheltuieli neprevazute.  Acest lucru este cauzat de multitudinea de factori care intervin in momentul pregatirii efective a evenimentului. Daca la inceput, totul pare foarte bine organizat pe hartie, in momentul in care incepem sa discutam cu furnizorii pe tipurile de servicii oferite, lucrurile pot lua intorsaturi neprevazute.
Cele mai mari surprize le ofera evenimentele private, unde este nevoie de mai multe elemente de decor. Pregatirea acestora si incadrarea fiecarui element in buget devine o problema pe care managerul de eveniment trebuie sa o depaseasca folosind principalele sale atuuri: creativitatea si experienta.
V-ati gandit, de exemplu, cat costa deplasarile unui event planner pentru a se intalni cu furnizorii sai in scopul alegerii celor mai bune texturi pentru decorul salii? Acesta este un exemplu de cheltuiala pe care nu o vei pune niciodata in buegtul pe care il prezinti unui client.  Iata si alte exemple de cheltuieli pe care trebuie sa le aveti in vedere atunci cand creati un buget pentru client:
-    Asigurarea curateniei in locul de desfasurare a evenimentului, acolo unde locatia nu asigura acest suport.
-    Taxele percepute de autoritati pentru eliberarea autorizatiilor de desfasurare a evenimentelor.
-    Costurile de interventie a echipajelor de paza si protectie sau ambulanta, in cazul evenimentelor de dimensiuni mai mari
-    Suplimentarea meniului de catering  in cazul in care in ziua evenimentului sosesc mai multi invitati decata ai anticipat.
-    Costuri suplimentare pot interveni si in momentul in care este nevoie de microfoane sau sisteme de proiectie suplimentare pentru speakeri, lucruri care nu au fost bugetate la inceput.
In oricare dintre aceste cazuri, bugetul stabilit initial cu clientul poate suferi modificari pe care acesta nu est obligat sa si le asume fara o notificare in prealabil. Orice event managaer stie, insa, ca a solicita in timpul unui eveniment o suplimentare a bugetului nu denota profesionalism.
Trainerul in domeniul organizarii evenimentelor, Bianca Preda, recomanda pentru managerii de evenimente aflati la inceput de cariera sa pastreze un procent de minim 5% din buget pentru cheltuieli neprevazute. In cazul in care acestea nu vor avea loc, organizatorul va returna suma clientului sau, facand dovada profesionalismului si eticii pe care o urmeaza in activitatea sa.
Mai multe detalii despre activitatea unui event planner puteti afla in cursul de „Planificare si organizare evenimente” sustinut de Creative Business Management in perioada 18-19 octombrie 2014. Te poti inscrie AICI.