Cum folosim platformele digitale in organizarea evenimentelor?

Viitorii organizatori de evenimente au la dispozitie foarte multe resurse pentru a deveni mai buni in ceea ce fac. Odata cu utilizarea noilor tehnologii de catre toti consumatorii, event plannerii trebuie sa isi orienteze strategiile catre introducerea unor noi forme de comunicare cu publicul lor. Digitalizarea evenimentelor, devine, astfel, un subiect tot mai in voga in randul event plannerilor. La intrebarea „Cum folosim platformele digitale in organizarea evenimentelor?” trainerul cursului „Planificarea si organizarea evenimentelor”, Bianca Preda, ne arata cum se poate muta un eveniment in mediul online si ce beneficii poate avea aceasta schimbare: 

”Orice eveniment pentru care este necesar sa trimiteti o invitatie pe email sau pentru care aveti nevoie de un grafician pentru afis se poate muta in online”. 

Acest nou mod de a aborda evenimentele are multe avantaje atat pentru organizatori cat si pentru public. Principalul avantaj fata de evenimentele clasice este cel material. Un eveniment online este din punct de vedere economic mult mai ieftin, deoarece nu presupune aceeasi logistica precum evenimentele live. O platforma de evenimente online va costa intotdeauna mai putin decat o sala de conferinte. Un al doilea avantaj este posibilitatea de a avea un public mult mai mare care sa urmareasca evenimentul fara sa se deplaseze intr-un anumit loc. ”De ce sa ne multumim cu 200 de spectatori cand putem avea 2000? Care ar putea sa plateasca un tarif mult mai mic si care nici macar nu ar trebui sa se deplaseze pentru a veni la conferinta noastra” spune Bianca Preda. In primul rand oamenii va pot vedea, de oriunde, indiferent de ora si in al doilea rand sponsorii vor fi bucurosi sa aiba o vizibilitate mai mare. Un al treilea motiv oferit de aceasta este ca ”acolo unde exista internet exista si like si share. Asa veti putea fi mult mai cunoscuti in randul publicului vostru”.

Cum functioneaza o aplicatie destinata evenimentelor? Trainerul ne explica modalitatile multiple de folosire a acesteia. In aplicatie pot fi implicati mai multi useri in functie de rolul lor in organizarea acelui eveniment. Utilizatorii pot gestiona agenda evenimentului in functie de ora la care incepe si la care se termina. De asemenea, pot sa gestioneze toti invitatii si datele pe care acestia le-au inscris, inclusiv adresele de email, numarul de telefon si rolul pe care ei il au in eveniment. Pentru speakeri este un segment special in aceasta aplicatie. La final organizatorii pot obtine informatii despre parerea publicului in legatura cu evenimentul in locul vechilor formulare de evaluare. Acest mod modern de a obtine feedback este mult mai eficient si simplu si mai rapid de utilizat. De asemenea, aplicatia iti ofera posibilitatea de a incarca materiale pe care spectatorii sa le poata descarca. Setarea alertelor despre eveniment in timp real este inca un avantaj. Utilizatorii au posibilitatea de a introduce date despre sponsori, parteneri sau parteneri media. Se pot insera toate butoanele pentru promovarea evenimentului. Aceste tipuri de aplicatii sunt foarte folositoare pentru digitalizarea evenimentului si usureaza munca.  

Mai multe detalii despre cum sa folosesti plaformele digitale in organizarea de evenimente puteti afla la cursul de Planificarea si organizarea evenimentelor. Bianca Preda este lectorul acestui curs de peste 6 ani, timp in care a sustinut peste 50 de editii ale acestuia.