Cat castiga un organizator de evenimente?

In cele peste 50 de sesiuni de curs despre organizarea de evenimente pe care le-am sustinut, cea mai frecventa intrebare pe care o primesc este: cat castiga un organizator de evenimente? Dincolo de pasiune si creativitate, organizatorul de evenimente trebuie sa stie ca o meserie presupune si satisfactii materiale, nu numai emotionale. Prin urmare, cei care se gandesc la inceperea unei afaceri in domeniul organizarii de evenimente ar trebui sa isi faca un buget si sa gandeasca un plan de afaceri.

Cea mai simpla metoda de a-ti evalua activitatea in organizarea unui eveniment este prin a te raporta la valoarea pe care o dai timpului tau. Cat ai castiga intr-un domeniu oarecare daca nu ai experienta? Probabil 400 sau 500 de euro. Dar daca esti expert? Probabil de la 1500 de euro in sus. Atunci cand ai decis sa incepi sa organizezi evenimente pe cont propriu trebuie sa te decizi cat vrei sa castigi si sa raportezi aceste obiective la experienta pe care o ai. Abia atunci vei putea bugeta corect implicarea ta intr-un proiect.

Exista mai multe tipuri de bugetare a unui consultant in event planning si am sa le detaliez mai jos pentru ca voi sa alegeti cea mai potrivita varianta pentru stilul vostru de lucru:

1.       Bugetarea pe ora. Asa cum ati intalnit la avocati, programatori sau consultanti si event managementul este un domeniu in care puteti intocmi un buget in functie de numarul de ore lucrate. Este nevoie de o previziune destul de clara a ceea ce inseamna un eveniment astfel incat sa faceti o aproximare cat mai exacta a orelor lucrate. Daca esti la inceput de drum nu poti bugeta 10 ore de implementare si la final sa faci o factura pentru 30 de ore, intrucat va fi probabil si ultima ta intalnire cu acel client. In general, tarifele orare se aplica pentru strategie si concept. In functie de nivelul de experienta si dificultatea implementarii puteti bugeta intre 15 si 80 de euro /ora de strategie. O alta metoda este sa bugetati orele de creatie cu un tarif mai mare si implementarea sa o alocati unui membru mai tanar al echipei, pentru care sa bugetati un tarif mai mic pe ora. In functie de estimarea numarului total de ore, veti avea si un buget general pentru serviciile de oragnizare de evenimente. Unele evenimente pot ajunge la un numar de 200 sau 300 de ore de lucru, pe parcursul unei perioade mai mari de timp. In acest caz va trebui sa faceti o medie a costurilor si sa ajustati tariful in functie de numarul de persoane pe care le veti avea in echipa. In cazul echipelor mai mari, care includ grafica, design, PR sau promovare va trebui sa aveti in vedere numarul de ore lucrat de fiecare membru al echipei. Cuantificarea orelor lucrate se poate face intr-un soft de project management – aici aveti Asana.com ca resursa gratuita - sau intr-un document Excel pe care il share-uiti cu clientul intr-un cont de Google.

2.       Bugetarea pe proiect. Daca evaluarea pe ora a muncii voastre poate parea complicata pentru client, puteti porni de la premise similar, dar sa concepeti un fee pe proiect. Mecanismul este acelasi: evaluati cat timp veti aloca acelui proiect si intrebati-va care este valoarea muncii voastre. Daca aveti 3 evenimente de organizat pe luna pe care le gestionati singuri de la strategie la implementare si pentru fiecare dintre ele ati bugetat 1000 de euro ca servicii de organizare de evenimente, puteti evalua ca in luna respectiva aveti un salariu brut de 3000 de euro. Ma refer la salariul brut, intrucat sumele incasate de la client sunt supuse taxelor si impozitelor. Daca ne raportam la organizarea unor evenimente de dimensiuni mai mari, din care va trebui sa platiti la randul vostru alte persoane, va trebui sa includeti aceste costuri in bugetul final. Acesta varianta de buget este mai relaxanta din punct de vedere al managementului timpului. Indiferent de numarul de ore lucrate, voi veti obtine aceeasi suma, deci depinde numai de voi cat de eficienti sunteti.

3.       Procent din buget. O alta forma de plata a serviciilor de organizare de evenimente este procent din bugetul gestionat. Aceasta varianta este rentabila pentru organizator numai in cazul in care bugetele depasesc 10.000 de euro deoarece responsabilitatea si efortul sunt destul de mari. Procentele pe care le puteti negocia variaza intre 15% si 20% din totalul bugetului.

4.       Comision pe volum. Acest timp de bugetare implica un volum mare de tranzactii pe care il aveti cu locatiile si furnizorii, in general, dar este cel mai avantajos pentru client. O companie de organizare de evenimente care ruleaza in mod constant bugete mari va avea, implicit, un discount substantial din partea furnizorilor. Practic, pe un buget de 10.000 de euro din partea clientului, organizatorul negociaza cu furnizorii sai un discount de 15% din totalul acestuia. Clientul este multumit ca beneficiaza de ajutorul unui organizator de evenimente fara sa plateasca un tarif suplimentar in timp ce acesta din urma castiga echivalentul fee-ului sau din discounturile obtinute de la furnizori. 

Indiferent de tipul de buget pe care il agreati, trebuie sa luati in calcul faptul ca sumele incasate nu reprezinta, in totalitate, profitul vostru. Pe langa taxe si impozite ar trebui sa luati in calcul si costuri mici precum:

·         Cheltuieli de deplasare

·         Combustibil

·         Birotica

·         Telefon

·         Cheltuieli de protocol

 Cea mai mare capcana a unui organizator de evenimente aflat la inceput de drum este ca entuziasmul obtinerii unui contract este mai mare decat impulsul de a-ti calcula rational veniturile. De cele mai multe ori aceasta lipsa de coordonare duce catre o lipsa a profitului.

Va astept alaturi de mine a cursul de “Planificarea si organizarea evenimentelor” organizat de Creative Business Management pe data de 17-18 februarie, la Bucuresti, pentru a lucra impreuna pe bugetele pe care le are la dispozitie un organizator de evenimente si a afla modul in care pot fi construite eficient.