Trenduri în organizarea de evenimente în 2020

Anul care abia începe va marca începutul unei noi ere pentru industria de evenimente. O industrie definită în prezent de identitate, în care organizatorii de evenimente își dau seama de impactul pe care îl au în schimbarea perspectivei unei audiențe.

Specialistul nostru în Planificarea și Organizarea de Evenimente, Bianca Preda, atrage atenția asupra faptului că este timpul ca evenimentele să nu mai fie privite ca o pierdere de resurse, ci ca o parte integrantă a interacțiunii umane, necesară într-o lume incredibil de tehnică.

În 2020 miza este mai mare. Doar specialiștii pe deplin responsabili de ceea ce presupune organizarea unui eveniment vor reuși să supraviețuiască. O dată cu creșterea competiției, așteptările participanților se măresc și ele de la an, iar experții în planificarea de evenimente se confruntă cu un set inedit de provocări.

Trainer-ul nostru îți dezvăluie care vor fi trendurile în event planning în 2020, punctând ”că nu este vorba de supraviețuirea celui care se adaptează mai repede, ci de supraviețuirea celui care va avea curaj și va schimba unghiul din care se construiește strategia unui eveniment”. De aceea, doar acele evenimente pe deplin deschise către inovație vor supraviețui. În 2020 nu mai poate fi vorba despre jumătăți de măsură. Este vorba despre a încerca lucruri noi.

1.      Mulți business owneri își vor muta conferințele în online

Pe măsură ce industria conferințelor se deschide pentru o abordare sustenabilă (expozițiile comerciale sunt a doua cea mai poluantă industrie după industria construcțiilor), zborurile cu avionul  vor deveni o țintă-cheie a strategiei ecologice a specialiștilor în organizarea de evenimente. Zborurile inutile, în special pentru evenimentele non-tranzacționale (adică cele educaționale, atelierele, etc), vor fi eliminate în favoarea metodelor de livrare online.

Pe măsură ce specialiștii în organizarea de evenimente sunt mai interesați de crearea
de experiențe inedite pentru participanți, deschiderea către o abordare virtuală va reprezenta un nou set de provocări, dar și de noi oportunități.  

Este de așteptat să vedem mai multe târguri virtuale, cu o grafică tot mai updatată noilor tendințe ale tehnologiei. ”Organizatorii de evenimente au înțeles că, fără componenta online, evenimentele de business sunt ca și inexistente. Vor crește, probabil, vânzările de bilete online, validarea automată în evenimente și toate pârghiile tehnologice care ușurează și automatizează procesul de înregistrare”, spune Bianca Preda.  

2.      Specialiștii în domeniu vor utiliza mai des tehnologia virtuală pentru a crea noi oportunități de interacțiune

Așadar, va fi necesar ca organizatorii de evenimente să introducă componenta virtuală, precum
camere de luat vederi și alte forme de interacțiune online.

Orice event planner va putea valorifica conținutul online prin vânzarea accesului și a abonamentelor online la workshop.

Tehnologia va facilita transformarea planificatorilor de evenimente în experți în crearea de strategii de impact pentru evenimente reușite.

Utilizarea de tehnologie pentru evenimente va fi cel mai bun aliat al specialiștilor, deoarece le va permite să economisească timp, automatizând diverse sarcini. Se vor concentra mai mult pe crearea de networking și de experiențe interactive pentru eveniment.

Tehnologia va fi un instrument util pentru a strânge date și informații semnificative privind satisfacția participanților. Aplicațiile pentru colectarea datelor și pentru facilitarea interacțiunii cu participanții, precum cea oferită de Eventmobi.com vor deveni instrumente eficiente pentru o mai bună înțelegere a publicului țintă.

Iată și alte câteva exemple de astfel de aplicații:

  • Fulcrum pentru geolocalizarea cu ajutorul hărților personalizate și colectarea de date
  • Magpi pentru colectarea interactivă de date vocale
  • FastField pentru exportul de date în Word și PDF
  • Zoho pentru formulare care acceptă plățile

3.      Accentul se va muta de pe planificarea tradițională a evenimentelor pe event experience design

În 2019, industriei de conferințe i-a fost alocat cu până la 70% mai mult buget față de oricare alt tip de promovare. Evenimentele live funcționează, dar așteptările cresc și ele.

Conceptul de „event experience”  încă nu are o definiție oficială, însă reprezintă o abordare inedită care transformă un simplu eveniment într-unul de succes.

Înregistrarea participanților, atenția crescută pentru strângerea și filtrarea datelor sunt elemente cheie care pot să definească obiectivele participanților și pentru evenimentele viitoare, în ceea ce privește noul concept, bazat mult pe interacțiune.

4.      Se va solicita, din ce în ce mai mult, organizarea de evenimente în locații inedite

Locațiile neconvenționale vor fi la mare cerere. Alegerea mijlocului de transport ca loc al evenimentului oferă o componentă  experiențială deosebită pentru participanții care caută să se și distreze atunci când călătoresc în scop de afaceri.

Design-ul strategic al interacțiunilor dintre participanți aduce înapoi magia pe care abordarea din anii trecuți și locațiile tradiționale au pierdut-o.

Ce s-ar întâmpla dacă ai putea replica atmosfera unui teatru în care toți membrii publicului
pot participa la aceeași poveste, dar sunt și ei obligați să interacționeze cu ea? Se creează astfel un spațiu flexibil care facilitează implicarea celor mai mulți participanți.

5.      Se va solicita integrarea în cadrul evenimentului a  unei componente regizate, de tip hollywoodian

Altfel spus, se va dori o experiență de „co-creare”, iar scenariile în stil hollywoodian vor prinde din ce în ce mai bine. De aceea, rolul personalului de la eveniment, indiferent dacă este o conferință, o expoziție comercială sau un team building corporatist, va fi similar cu cel al actorilor dintr-un film.

Rolul planificatorilor va fi de a direcționa evenimentul, poate într-o măsură mai mare decât de a-l gestiona logistic.

Interactivitatea și elementul de surpriză stimulează mai multe părți ale creierului decât elementele tradiționale cu care participanții sunt deja obișnuiți să le vadă la un eveniment.

Această abordare permite obținerea unor niveluri mai mari de implicare din partea publicului.

Imaginează-ți personalul de la eveniment, îmbrăcat într-un costum specific, livrând de la un stand conceput special pentru eveniment, un mesaj audienței. Participanții vor fi astfel înconjurați de o poveste.

Rolul efectelor audiovizuale va fi esențial în obținerea unei asemenea experiențe. Poate fi vorba de proiecție, realitate virtuală, aplicații pentru realitate augmentată, unde senzorii vizuali, auditivi și olfactivi vor juca un rol important.

6.      Responsabilizarea completă în organizarea de evenimente în 2020 va începe cu o abordare din ce în mai sustenabilă

Sustenabilitatea nu mai este doar un trend sau o componentă a unui eveniment, ci devine o necesitate, pe care organizatorii de evenimente o integrează din ce în ce mai des.

Signalistică reciclabilă sau digitală, tacâmuri reciclabile și activități de plantare a copacilor în timpul unui eveniment sunt doar câteva inițiative ecologice care au un impact important.

În 2020 specialiștii în organizarea de evenimente vor trebui să se alinieze inclusiv principiului care sugerează că o atitudine verde presupune adoptarea unei diete vegetariene, prin angajarea de firme de catering care servesc acest tip de mâncare.

Așa că, integrează componenta sustenabilă ca parte din experiența evenimentului. Se pot planta copaci în timpul unui eveniment; se pot curăța deșeurile din spații verzi sau de pe plaje sau se pot dona alimente pentru cei nevoiași.

7.       Miza cea mai mare va viza creșterea interacțiunii în timpul evenimentului și scăderea timpului alocat prezentării

Alege note cheie care te inspiră, dar care se raportează la publicul țintă. Investește mai mult în partea pe care vizitatorii o pot memora și mai puțin în senzațional.

Amintirea peste câteva luni a experienței trăite este mai valoroasă decât obținerea punctuală a câtorva share-uri pe Instagram.

Faptul că participanții își aduc aminte de eveniment, va perpetua conversația și implicarea reală și după încheierea acestuia.

Câteva puncte merită reținute atunci când vrei să organizezi un eveniment deosebit:

  •  investirea în tehnologie pentru a te conecta cu publicul, deoarece nu toate evenimentele pot facilita discuțiile de la persoană la persoană.
  •  utilizarea strategică a tehnologiei pentru a uni participanții în echipe și pentru a-i determina să colaboreze unul cu altul,  munca de echipă, clasamentele și votarea relevanței întrebărilor în timpul workshop-urilor 
  • oferă o atenție sporită design-ului încăperii pentru a facilita interacțiunea și evită să oferi locurile din față participanților
  • alege mese rotunde și un mobilier potrivit pentru a stimula conectarea cu publicul

Provocarea pentru event planneri va fi în 2020 educarea publicului și realizarea de networking prin inovație, precum și oferirea unei experiențe complete în cadrul evenimentului.

Înscrie-te la cursul de Planificare și Organizare de Evenimente pentru a învăța de la expertul nostru, Bianca Preda, modele de succes în organizarea de evenimente.  Acest curs te va ajuta să îți descoperi adevăratul potențial ca event planner, dezvăluindu-ți elementele principale pe care este necesar să le ai în vedere atunci când concepi arhitectura evenimentelor de business și private.