Cum se va schimba organizarea de evenimente în era digitalizării forțate

Autor Bianca Preda, trainer curs Planificarea si organizarea evenimentelor

Fie că vrem sau nu, suntem dependenți de emoții. Adrenalina creată de un concert, sentimentul de apartenență creat de un teambuilding, vanitatea hrănită la un eveniment cu presă,  iubirea manifestată în cadrul unei nunți sunt emoții pe care nu le putem hrăni online, oricât de mult și-ar dori organizatorii de evenimente. Digitalizarea evenimentelor este o soluție de supraviețuire și o completare minunată a unui eveniment fizic, dar înlocuirea totală a interacțiunii fizice nu reușește să creeze aceleași emoții în rândul participanților. De fapt, aceasta este cea mai mare problemă a industriei în acest moment. Cei care incă nu au înțeles cât de importante sunt emoțiile în evenimente au ocazia să experimenteze acum toate formele de frustrare ale publicului izolat.

Acum cinci ani am introdus în cursul de Planificarea și organizarea de evenimente un nou capitol dedicat evenimentelor online și hibrid. Am prezentat informații despre cum marile firme organizatoare de evenimente din lume ajung la un public mai mare folosind soluții digitale, precum târguri virtuale, online streaming sau camere virtuale de conferință. Am devenit avocatul soluțiilor digitale de organizare și project management, exemplificând  din propria experiență cum evenimente transmise live au avut un public echivalent cu un concert de mari dimensiuni.  În acel moment, acest tip de digitalizare părea un viitor îndepărtat, pentru care toți mai aveam timp să ne pregătim. Din păcate pentru noi, momentul acesta a venit brusc, mai devreme decât ne așteptam și a scos la iveală mai multe lucruri despre organizarea de evenimente intr-un mediu digitalizat.

  • Nu poți face evenimente digitale fără un public digitalizat. Aba acum vedem câți dintre participanții noștri au disponibilitatea de a fi ancorați în realitatea online, mai departe de feed-ul de Facebook și conexiunea la Netflix. Probabil că educația ar fi fost utilă, dacă cineva ar fi anticipat momentul. Acum avem o masă de oameni care așteaptă să revină într-un loc în care pot interacționa fizic, fără ca noi să știm când le vom putea oferi această experiență într-un mod care să le ofere siguranță.    
  • Restructurarea modului în care organizăm evenimentele va fi un proces de lungă durată, dar dacă nu începem acum vom continua să pierdem. Este simplu să urmezi trendul, dar mai bine ar fi să mergi înaintea lui. Zoom meetings, webinarii și live-uri Facebook au fost soluțiile de avarie. Mai departe ce urmează? Cum vom integra online-ul și offline-ul în câteva luni? Cum vom asigura fluxul participanților în evenimente pentru a fi în siguranță? Cum vom reduce interacțiunea fără să pierdem din relevanță? În primul rând locațiile de evenimente trebuie să vină cu o soluție pentru noua realitate, iar cel care o va face primul va avea cel mai mult de câștigat. Locațiile de evenimente trebuie să își calculeze spațiile conform unor noi principii, iar personalul auxiliar va avea nevoie de traininguri de securitate care să îi țină în siguranță în interacțiunea cu publicul.  
  • Experiențele digitale vor trebui să devină tot mai creative pentru a compensa lipsa de interacțiune. Dacă în primele 30 de zile de izolare am reușit să creștem acțiunile Zoom.us cu 20%, oamenii vor dori să interacționeze la o calitate mai bună in viitor. Organizatorii de conferințe vor fi nevoiți să se orienteze către platforme care conferă o calitate a interacțiunii mai mare, cu sisteme audio și video care să ofere claritatea și experiența cerute de public.
  • Planificarea se mută în online. Așa cum am învățat să muncim în echipă de acasă, coordonarea echipelor de evenimente va fi o nouă provocare pentru organizatori. Dacă până acum programele de online management erau o opțiune puțin importantă, foaia și hârtia nu mai țin locul documentelor în format electronic. Programe și aplicații de team management precum Asana, Monday sau Basecamp ar trebui să fie din ce în ce mai folosite în organizarea activităților.     

Lumea noastră s-a schimbat, dar nu întotdeauna schimbarea este ceva de temut. Câștigători în organizarea de evenimente vor fi cei care fac primul pas în adaptarea la regulile distanțării sociale, reguli după care vom funcționa cu toții pe o perioadă destul de lungă de timp.