Cele 5 reguli de organizare a evenimentelor ale expertului britanic in comunicare Kelly Freeman

Kelly Freeman, expertul in comunicare care a lucrat pentru patru prim ministri britanici, se intoarce la Bucuresti pentru a sustine trei zile de curs in cadrul celei de-a cincea editie a programului Strategic Communication Training. Kelly va sustine trei cursuri intensive de comunicare: Strategic Event Management, Strategii avansate de PR si Internal Communications, in perioada 7-9 noiembrie 2018.

Cursul de Strategic event management, programat pe 7 noiembrie, are ca obiective gestionarea unui plan de eveniment de orice dimensiune cu ajutorul unor notiuni de strategie. In cadrul trainingului Kelly Freeman explica din experientele proprii care sunt cele mai folosite instrumente de organizare si cum se pot optimiza bugetele alocate acestei activitati. Cursul este structurat in patru capitole: conceptul de eveniment, designul evenimentului, planificarea lui si lansarea evenimentului.

In primul modul al cursului expertul britanic isi indreapta atentia catre modalitatea de realizare a conceptului, punctul de plecare in organizare, scopul si castigul pe care il anticipam. ”Prima cerinta in organizarea unui eveniment este sa gasim viziunea in jurul careia se construieste strategia de planificare. Comunicarea este extrem de importanta, doar punand intrebarile corecte se pot afla raspunsurile corecte” spune Kelly Freeman, subliniind faptul ca „esecul unui eveniment este intotdeauna pus pe seama organizatorilor.”

Sfaturile trainerului pentru participanti sunt inglobate intr-un “road map” pe care toti cei prezenti si-l vor asuma inainte de a pleca la drum in organizarea evenimentului. Cele 5 reguli pe care orice organizator de evenimente trebuie sa le urmeze sunt, in opinia trainerului, legate de viziune si planificare.

1.   Evenimentul trebuie organizat cu un scop. Inainte de a decide bugetul pe care il investesti trebuie sa stii care sunt plusurile pe care le aduce pentru o companie.

2.     Invitatii trebuie alesi, nu adusi. Este necesar ca invitatii sa fie alesi inteligent, avand permanent in minte motivatiile ce ii vor face sa participe la eveniment. Un eveniment cu o sala plina de oameni care nu stiu exact de ce sunt acolo este doar o cheltuiala inutila. Sfatul trainerului este sa folosim folosind e-mail-uri cu cerere de reply continand 3 intrebari sau puncte de interes, survey-uri catre angajati pentru a determina exact punctul de interes al participantului.

3.    Speakerii evenimentului isi vor aduce publicul de care a nevoie. La orice eveniment este obligatoriu sa ai vorbitori activi, care stiu sa comunice cu invitatii si publicul si care sa aduca, prin interesul generat de numele si experienta lor, alti invitati si participanti. “Un speaker bun poate fi definitoriu pentru un eveniment, calitatea si experienta sa aducand plus valoare si atragand invitati de marca. Totusi, trebuie avut in vedere faptul ca un vorbitor de calitate trebuie rezervat cu luni in avans”, spune trainerul.

4.   Evenimentul spune o poveste. Ai grija sa nu spuna mai multe! Un alt sfat al expertului in comunicare este legat de unitatea mesajului pe care il transmitem participantilor. Mesajele transmise, culorile folosite, perioada din zi si locatia sunt extrem de importante si trebuie gandite in asa fel incat sa creeze un tablou complet si unitar, fara discrepante. Tema evenimentului trebuie sa fie in concordanta cu mesajul pe care doresti sa il transmiti si sa nu faca nota discordanta cu ideea de la care a plecat totul

5.      Optimizeaza costurile!.  „Diferite departamente lucreaza separat pentru a se cheltui putin, dar nu comunica si astfel sunt ineficiente, la final ajungand sa coste mai mult decat se stabilise, tocmai din cauza lipsei de comunicare interdepartamentala”, spune Kelly Freeman. Una dintre modalitatile de optimizare a costurilor este negocierea cu furnizorii si stabilirea rolurilor membrilor echipei.

Kelly Freeman are o experinta vasta in comunicarea guvernamentala, peste 25 de ani in patru departamente si ministere britanice. A fost Director de Comunicare in Departamentul de Mediu, Alimentatie si Probleme Rurale, este specialist in dezvoltarea strategiilor de comunicare organizationala si are o bogata experienta in organizarea de evenimente private si guvernamentale

Cursul este organizat de International School of Communication in parteneriat cu agentia de training Cursuri Creative. La finalul fiecarei zi de pregatire, cursantii primesc o diploma de participare oferita de agentia de training britanica.

Pentru cei care se inscriu pana la data de 15 octombrie, agentia ofera un discount de  25% la toate cursurile din program.