Care sunt tipurile de etichetă în afaceri

Ți s-a întâmplat să mergi la o întâlnire de afaceri și te-ai simți stânjenit deoarece ai abordat o temă nepotrivită de discuție, pentru că ai privit prea insistent interlocutorul sau nu l-ai privit aproape deloc? Cunoașterea regulilor de etichetă și protocol te poate ajuta să eviți astfel de situații sau să depășești momentele stânjenitoare și gafele.

Trainer-ul cursului de Etichetă și Protocol în afaceri, Cristina Turnagiu Dragna, atrage atenția asupra faptului că cei care stăpânesc arta conversației şi regulile esențiale de protocol în afaceri vor avea întotdeauna un avantaj într-un mediu de business competitiv”.

Eticheta în afaceri este acel set de reguli convenționale pentru un comportament politicos și adecvat într-un cadru profesional, care permite profesioniștilor să se simtă confortabil și în siguranță la locul de muncă sau în alte medii profesionale.

Cristina Turnagiu Dragna punctează câteva reguli de comportament recomandate oricărui om de afaceri care vrea să aibă succes în domeniul său.

1.      Eticheta la locul de muncă

Aceste reguli se referă la comportamentul tău la birou. Cultura și așteptările diferă de la companie la companie, de aceea, ceea ce este considerat a fi nepoliticos la un loc de muncă poate fi normal la altul.

Poți descoperi ce este acceptabil și ce nu este, citind manualul companiei în care lucrezi, acordând atenție modului în care se comportă directorii și respectând regulile standard (cum ar fi „evitarea încălzirii alimentelor cu un miros puternic în bucătăria companiei”). Pe lângă politica fiecărei companii, există o serie de reguli aplicabile în orice mediu de lucru și care îți asigură o bună relaționare indiferent de context.

Atunci când te afli la birou, menține conversația focalizată pe subiecte necontroversate, astfel încât colegii tăi să poată vorbi ușor cu tine. Acest tip de diplomație este ideea de bază a etichetei în afaceri.

Bârfitul și propagarea furiei sunt comportamente care nu sunt adecvate pentru niciun loc de muncă. Dacă auzi un zvon despre cineva la birou, nu îl transmite mai departe. Oamenii nu știu întotdeauna sau nu își amintesc cine începe un zvon, dar își amintesc întotdeauna cine îl răspândește. Dacă ajungi într-o zonă în care colegii nu știu că ești acolo, asigură-te că îi saluți politicos pentru a îndepărta orice risc de a auzi în mod accidental conversația.

Eticheta în afaceri necesită să fii permanent conștient de faptul că te afli într-un mediu divers cu persoane pe care nu le cunoști la nivel personal. Vorbește ca și cum cineva din resurse umane ascultă mereu. Folosirea limbajului vulgar, a cuvintelor care jignesc și etichetează este o modalitate sigură de a deveni nepopular la locul de muncă.

2. Manierele și eticheta în timpul mesei

Există multe reguli care trebuie respectate în timpul unei întâlniri de afaceri la masă, dar orice profesionist trebuie să le cunoască pe următoarele:

  • Pune șervețelul în poală când stai pe scaun.
  • Comandă produse care au un preț similar cu ceea ce au comandat și ceilalți de la masă.
  • Nu începe să mănânci până când toată lumea nu și-a primit mâncarea.
  • Condimentele și farfuriile se oferă de la stânga la dreapta, nu peste masă.
  • Mestecă cu gura închisă.
  • Nu pocni din degete pentru a atrage atenția ospătarului.
  •  După terminarea mesei, împăturește șervețelul și plasează-l în stânga farfuriei.

3.      Profesionalismul

A fi profesionist înseamnă a contribui la un mediu de lucru plăcut, productiv și care include pe toată lumea. Acest lucru implică o serie întreagă de reguli de comportament. Iată câteva din cele standard:

  • Păstrează-ți cuvântul: când îți asumi un angajament - indiferent dacă este mare sau mic - păstrează-l. Dacă știi că acest lucru va fi greu de dus la capăt, oferă celeilalte persoane un interval mai mare de îndeplinire a task-ului.
  • Fii punctual: vino la timp (sau mai devreme).
  • Rămâi calm: chiar și în situații dificile, fă tot posibilul să îți păstrezi calmul.
  • Fii deschis și flexibil: uneori va trebui să stai târziu, să vii mai devreme, să-ți schimbi planurile, să muți ședințele pentru ca lucrurile să funcționeze. Cu excepția cazului în care acest lucru se întâmplă tot timpul, este recomandat să te adaptezi la aceste schimbări.
  • Fii diplomat: vor fi oameni care nu te plac – clienți, colegi de muncă etc. fii amabil oricum.
  • Acceptă critica constructivă: de-a lungul carierei, multe persoane îți vor oferi feedback. Dacă nu ești deschis la această abordare, nu numai că îți va afecta relațiile profesionale, dar vei pierde și oportunități valoroase de dezvoltare.

4.      Eticheta în comunicare

Majoritatea relațiilor noastre se bazează pe o bună comunicare. Nu ești sigur ce presupune acest lucru? Eticheta în comunicare se poate împărți în trei categorii:

  • Eticheta în ceea ce privește telefonul

Evită să vorbești prea tare. Dacă ești îngrijorat de volumul vocii tale, întreabă interlocutorul: „Ai nevoie să vorbesc un pic mai tare sau mai încet?”.

Nu interacționa cu telefonul, atunci când ai în preajma ta un interlocutor. Păstrează-l în permanență în buzunar sau în geantă.

  •  Eticheta pe e-mail

Este recomandat să răspunzi la e-mailuri interne în decurs de o zi și la e-mailuri externe în maximum trei zile.

Evită  să folosești semne de exclamație și iconuri amuzante, „semnături curcubeu”, fraze complicate, paragrafe mai lungi de 4 rânduri.

Adaugă funcția default pentru Reply, în loc de Reply All.

  • Eticheta în comunicarea față în față

Valoarea pe care oamenii o acorda timpului este variabilă, același principiu se aplică și punctualității. În funcție de țara în care te afli, documentează-te asupra „importanței”  acordată timpului.

Menține contactul vizual suficient, încât sa nu stânjenești participanții la discuție. Privirea și zâmbetul pot fi ustensile sau arme, depinde cum alegi să le folosești.

Arată interes pentru ceea ce îți spune interlocutorul, ascultă pentru a înțelege, nu oferi sfaturi și încurajează-ți partenerul de discuție rămânând amabil și optimist.

5. Eticheta în cadrul întâlnirilor

Întâlnirile sunt un aspect important al comunicării de afaceri care permit echipelor să împărtășească idei, să discute despre strategii și să se pună de acord asupra planificării proiectelor, dar și a priorităților. Mai jos sunt câteva strategii pentru menținerea unei etichete adecvate în cadrul unei întâlniri:

  • Creează și trimite agenda care cuprinde subiectele despre care se va vorbi, astfel încât participanții să se poată pregăti în avans.
  •  Documentează-te asupra ierarhiei, dar și asupra unor ierarhii informale în cadrul companiei și așază participanții în sală având mare grijă la statutul fiecăruia.
  • Daca ești coordonatorul întâlnirii ia în calcul toți factorii care au potențialul să deranjeze  (de la lumină, temperatură, aerisire și elemente de identificare, fanioane sau drapele până la birotică, apa, garderoba și accesul în sală) și creează un cadru propice, poate fi prietenos, creativ, stimulator etc.

Dacă ți-am stârnit curiozitatea și vrei să afli mai multe, te așteptăm să te înscrii la cursul de Etichetă și Protocol în Afaceri. Vei cunoaște mai bine regulile de etichetă, protocol şi ceremonial care guvernează relaţiile contemporane, interumane şi pe cele de afaceri și te vei alinia la standardele internaționale.