5 pasi in pregatirea si planificarea unui eveniment de succes explicati de expertul international Kelly Freeman

Pentru ca evenimentul sa fie un succes si invitatii sa se bucure de o experienta unica, niciun aspect nu trebuie neglijat. Expertul in planificarea strategica a evenimentelor, Kelly Freeman, considera ca in planificarea evenimentului: ”Este necesar sa fie trecute in revista toate elementele din agenda, sa fie verifice aspectele legate de infrastructura, de logistica, catering, transport, speakeri, confirmarile primite de la participanti, inclusiv prognoza meteo”. Kelly Freeman va sustine pe 7 noiembrie la Bucuresti trainingul avansat Strategic event management dedicat profesionistilor din domeniul organizarii de evenimente.

Cei 5 pasi esentiali pe care trebuie sa ii urmeze un event planner in planificarea si implementarea evenimentului sunt stabilirea datei si duratei, dimensiunea evenimentului, locatia, furnizorii si evaluarea succesului evenimentului.

Data evenimentului

Fiecare eveniment trebuie sa aiba un scop si sa urmareasca niste obiective clare. Odata determinat scopul evenimentului pasul urmator este stabilirea datei, a perioadei din zi si duratei evenimentului. In etapa de planificare si pregatire, un event planner trebuie sa verifice evenimentele calendaristice din acea perioada, concedii, sarbatori, pentru a fi sigur ca va avea numarul de invitatii scontat.

Dimensiunea si partenerii

Urmatorul pas este stabilirea dimensiunii evenimentului in asa fel incat sa existe profit, aici fiind important numarul de invitati care va aduce efectul scontat. Aceasta analiza este esentiala pentru a putea estima bugetul necesar. In functie de marimea, tipul evenimentului si de bugetul alocat, costurile pot fi optimizate cu ajutorul parteneriatelor si sponsorilor. ”Partenerii iti aduc vizibilitate si iti fac reclama pentru eveniment, fiind o unealta importanta in transmiterea mesajelor tale”, spune Kelly Freeman. Acestia trebuie alesi astfel incat sa corespunda cu mesajul si obiectivele evenimentului si brandului.

Locatia

In ceea ce priveste locatia, aceasta poate fi un hotel, un centru de conferinta, un spatiu exterior, in functie de tematica aleasa si numarul de invitati care vor participa. Alegerea locatiei este important sa fie facuta si din perspectiva invitatilor si a nevoilor acestora. ”Locatia nu trebuie stabilita fara o buna documentare. Este recomandat sa vizitati locatia dorita si sa observati daca logistica va este favorabila”, completeaza expertul in organizare de evenimente. Paleta de culori aleasa trebuie sa contina culoarea logo-ului companiei, facand astfel o legatura subtila intre mesaje si brand.

Cateringul

Un alt pas important in pregatirea evenimentului este alegerea firmei de catering. Trebuie acordata o atentie deosebita calitatii si modului in care sunt serviti invitatii. De asemenea, organizatorii de evenimente trebuie sa le puna la dispozitie toate informatiile pe care le au despre invitati, precum regimuri alimentare, alergii, diete si obiceiuri culturale. Sfatul pe care expertul in organizarea de evenimente il ofera este sa „ Negociati totul! Contractele trebuie sa fie clare, complete, cu termene de reziliere care sa fie in favoarea voastra”.

Feedbackul

Ultima etapa a eventului este evaluarea modului in care a decurs, cererea si primirea de feedback din partea invitatiilor si trimiterea acestei evaluari clientului pentru care s-a desfasurat evenimentul. Discutiile post event  trebuie sa aiba loc cat mai recent dupa incheierea acestuia. Feedback-ul poate fi obtinut prin diferite cai de la e-mail, la apel telefonic sau pot fi chiar filmari la locul evenimentului.

In ceea ce priveste micile atentii oferite participantilor, acestea pot fi pixuri, agende, suveniruri branduite cu logoul companiei sau al evenimentului. ”Cu cat veti fi mai inventivi cu atat veti avea un succes mai mare”, a adaugat trainerul.

Kelly Freeman, expert in planificarea strategica a evenimentelor cu peste 25 de ani de experienta in patru departamente guvernamentale si ministere britanice, va reveni la Bucuresti in perioada 7 – 9 noiembrie pentru a sustine trei cursuri avansate de comunicare si organizare de evenimente.