Cum creez și prezint un concept de eveniment?

Toți am participat la evenimente reușite. Am fost impresionați de atmosferă, decor sau de momentele creative care au transformat o simplă întâlnire într-un eveniment de care ne amintim cu plăcere. În spatele fiecărui detaliu din acel eveniment, stă o idee și o echipă de organizare. Nimic nu este lăsat la voia întâmplării, totul este calculat și anticipat cu luni de zile înainte ca primul invitat să pășească în sală. Cum putem face acest lucru? Organizatorii de evenimente profesioniști știu că primul pas în realizarea unui eveniment este crearea unui concept.

Ce înseamnă un concept de eveniment?

Conceptul este planul în detaliu al evenimentului tău. El conține ideea, titlul și detalierea modului de desfășurare a evenimentului tău. Un concept de eveniment este prezentarea, în detaliu, a fiecărui element al decorului, programul acestuia și poate cuprinde până și meniul pe care îl propui invitaților sau playlistul pe care îl alegi. Sună complicat? “Evenimentele nu sunt niciodată simple. Ele presupun luni de pregătire, o sincronizare matematică a activităților și obiective foarte clar setate pentru întreaga echipă” spune Bianca Preda trainerul cursului de Planificarea și organizarea evenimentelor.  În cei 10 ani de când predă cursul de evenimente, Bianca a creat împreună cu absolvenții cursului sute de concepte de eveniment, având în vedere că obiectivul acestuia este ca fiecare participant să poată crea propriul concept de eveniment și să îl poată implementa.

Primii pași în crearea unui concept de eveniment

Înainte de a începe să faci un concept de eveniment, trebuie să îți pui câteva întrebări.

·        Pentru cine organizez evenimentul?

C   Cum arată participantul meu? Este o persoană care este obișnuită cu evenimente clasice sau preferă o atmosferă ieșită din tipare? Încearcă să intri in mintea celui care îți trece pragul și învață să te raportezi la așteptările lui.

·        Ce mesaj trebuie să transmită evenimentul meu?

Su  Suntem creativi, visători, nonconformiști, pasionați de lux, clasici și formali? In funcție de tema evenimentului tău, indiferent dacă organizezi o nuntă sau un workshop, vei începe de aici construcția decorului.

·        Elementele de decor  

De Decorul este primul lucru care vorbește despre evenimentul tău. Covorul roșu și candelabrele vor spune din prima secundă că este un eveniment de gală, formal, cu un dress code impus. O grădină plină de maci, cu leagăne construite din flori, va transmite exact opusul. Iată, deci, cum decizia inițială despre tema evenimentului îți va influența radical alegerile.

·        Experiența invitatului

To  Tema îți va dicta și muzica, meniul și entertainerii evenimentului. Consecvența pe care o vei avea legat de concept te va ajuta să nu iei decizii neinspirate. “Se poate întâmpla ca, pe parcursul organizării, să apară oportunități. Un decor floral pe care l-ai văzut la un preț mic, o fântână de ciocolată oferită bonus de un furnizor sau o oferă de nerefuzat pentru un decor care nu face parte din solicitarea ta inițială. Atunci este cel mai bun moment în care să te uiți pe concept și să refuzi orice nu face parte din el. Această consecvență te va ajuta la final să spui o singură poveste invitatului tău, nu mai multe” îi sfătuiește Bianca pe cursanții săi.

·        Programul

 C  Conceptul de eveniment trebuie să includă un program detaliat al acestuia. Este important ca momentele să decurgă în ritmul programat, fără întârzieri sau sincope. În caz contrar, te vei lovi de nemulțumiri și frustrări ale participanților.

La final, toate aceste elemente vor fi puse într-un document, o prezentare, care va fi prezentată clientului. Această prezentare este conceptul evenimentului și cu cât este mai detaliată cu atât vei avea mai puțin de muncă în deciziile ulterioare în organizare.

Cum prezint un concept de eveniment?

Prezentarea detaliată evenimentului tău trebuie însoțită de multe imagini care vor ilustra intențiile tale în procesul de organizare. Fiecare detaliu și element de decor vor fi explicate și ilustrate cu fotografii, astfel încât oricine parcurge prezentarea ta să știe exact care va fi atmosfera pe care urmează să o creezi.

De obicei, aceste prezentări se fac în Power Point sau un program care să permită inserarea de fotografii, video-uri și ilustrații.

Cu cât mai inspirată este prezentarea ta, cu atât vei reuși să ajungi la clienții care apreciază explicațiile detaliate, în special dacă ele justifică bugetul pe care îl ceri pentru organizare.

Toate etapele de organizare a unui eveniment sunt detaliate în cele două zile de curs intensiv, susținut de trainerul Bianca Preda. Cu multe exemple din activitatea proprie, Bianca îi ajută pe cursanți să creeze concepte creative, pe care să le poată aplica cu succes în activitatea lor.