Cele mai noi trenduri în evenimente. Cum să creezi experiențe memorabile cu ajutorul tehnologiei

Evenimentele de succes sunt suma unor experiențe memorabile pe care organizatorul le oferă participanților. Pentru a le crea, event plannerii trebuie să țină cont de evoluția oamenilor, de trenduri, de așteptări și de modelul în care ne raportăm la oamenii din jur. Pentru că evenimentele nu sunt scoase niciodată din contextul social, ele trebuie să reflecte cât mai bine cultura și tiparele unei comunități. Acesta este motivul pentru care noi la Creative Communication începem fiecare eveniment răspunzând la întrebarea: Ce nevoi are publicul meu? De cele mai multe ori, acestea sunt legate de noutăți, de networking, de informație sau chiar de feedback-ul primit. Pentru a crea o experiență plăcută, organizatorul poate să îmbine elementele familiare participantului cu cele neașteptate, iar acestea sunt, din ce în ce mai mult, tehnologia și tiparele din social media.

Organizarea unui eveniment de succes este o provocare complexă, care implică o combinație atentă de elemente, atât în mediul virtual, cât și în cel fizic. Pentru a crea o experiență memorabilă și captivantă, este esențial să avem în vedere aspectele de promovare și comunicare online, dar să nu subestimăm impactul pe care îl pot avea detaliile din sala de evenimente. Indiferent de locația evenimentului, există întotdeauna o serie de elemente cheie pe care le putem integra, care cu siguranță vor fi apreciate de participanți și vor contribui la succesul evenimentului. Gândiți-vă că cei mai mulți spectatori își petrec mult timp pe social media, văd ce se întâmplă la alte evenimente și își creează așteptarea de a vedea același lucru și în evenimentul tău. Tehnologia este cuvântul cheie și iată cum o poți integra în evenimentele tale:

1. Comunică pe social media

Evenimentul trebuie să fie prezent în social media, pentru a genera interes și implicare din partea publicului. Postările constante, transmisiunile live și colaborarea cu influenceri pot spori vizibilitatea evenimentului. De asemenea, copywriting-ul este important atât în comunicarea de dinaintea evenimentului, cât și în materialele prezente la eveniment. Comunicați direct cu publicul, oferind detalii despre eveniment și creați titluri creative care să atragă atenția.

2. Atrage-ți publicul cu o persoană reprezentativă

Orice eveniment trebuie să aibă un entertainer potrivit, un speaker poate chiar un influencer. O prezență carismatică, o doză de umor sau un mesaj puternic transmis de un entertainer profesionist pot transforma un eveniment obișnuit într-o experiență extraordinară.

3. Distribuie teasere de scurtă durată

Pentru a atrage atenția, folosește teasere video de până la 15 secunde care să ofere o privire de ansamblu asupra evenimentului.

4. Sistem de emitere a biletelor simplificat

Asigurați-vă că procesul de înregistrare sau achiziționare a biletelor este un "one-stop shop". Platformele de ticketing precum Oveit pot fi de mare ajutor în acest sens.

5. Folosește metode de gamification

Strategiile de gamification pot implica acordarea de beneficii suplimentare, cum ar fi acces la zone VIP sau bonusuri, pentru a recompensa și motiva utilizatorii. Tehnica poate integra tendințe și tehnologii și poate fi aplicată într-o varietate de domenii, inclusiv în afaceri, educație, sănătate și entertainment pentru a încuraja și motiva participanții

6. Creează elemente decorative atractive

Într-o sală de eveniment trebuie să existe ecrane LED de dimensiuni mari, animații video tot mai atractive și lumini care să atragă atenția pe diverse zone și în anumite momente ale evenimentului. Decorul evenimentului și experiența participanților trebuie să aibă un puternic impact vizual. Totemurile luminate, ochelarii de realitate virtuală și proiecțiile cu holograme pot adăuga o notă captivantă.

7. Plasează un Charging Deck: Plasarea unei stații de încărcare a telefoanelor mobile la îndemâna invitaților noștri este mai mult decât o simplă comoditate - este o expresie a grijii noastre față de aceștia și face experiența mai confortabilă și mai plăcută.

8. Reorientează-ți alegerile către sustenabilitate

Este o idee bună să alegi locații recunoscute ca fiind sustenabile, promovează folosirea energiei regenerabile și redu numărul materialelor tipărite. În ceea ce privește cadourile oferite la final de eveniment, optează pentru produse reciclabile sau cu surse de energie regenerabilă.

9. Alege opțiuni de catering vegan-friendly

 Sănătatea este, de asemenea, o prioritate, care ar trebui să reflectă în meniul pe care îl oferi participanților la eveniment. Oferă opțiuni vegetariene și  bio, redu risipa alimentară, donează alimentele neconsumate către centre sociale și nu uita să comunici aceste lucruri.

10. Amenajează foto-cornere

Pentru ca participanții tăi să rămână cu o experiență memorabilă, amenajează colțuri foto "instagramabile" care să îi atragă pe cei care doresc să împărtășească insight-uri. Investește într-un colț foto original care să se potrivească temei evenimentului.

11. Feedback și evaluare

Comunicarea continuă și după încheierea evenimentului. După încheiere, oferă participanților acces la materialele foto și video, online. În același timp, nu neglija importanța colectării feedback-ului pentru a evalua experiența invitaților. Acest feedback poate fi obținut sub forma unor formulare de evaluare sau sondaje de opinie. Rezultatele obținute te vor ghida în îmbunătățirea viitoarelor organizări de evenimente.

Pentru un eveniment reușit, asigură-te că transmiți mesaje cheie  verbale și non-verbale, atât prin materialele cu care îți atragi participanții la eveniment, cât și prin felul în care îi întâmpini. Transmiterea de informații relevante și crearea unei atmosfere prietenoase și primitoare sunt elemente esențiale care pot face diferența între un eveniment banal și unul remarcabil. Dacă vrei să înveți ce presupune organizarea evenimentelor, înscrie-te la cursul de Planificarea și Organizarea Evenimentelor. Vei avea ocazia să îți dezvolți creativitatea și să înțelegi toate întregul proces, de la planificare, la bugetare, promovare și gestionarea echipei.