10 secrete care te vor ajuta să realizezi o prezentare PowerPoint reușită

Fie că ești elev, angajat sau antreprenor, atunci când trebuie să susții un discurs sau o prezentare nu există un instrument mai folositor și mai captivant pentru auditorii tăi decât o prezentare PowerPoint bine realizată.

Urmând sfaturile specialiștilor noștri în Competențe Digitale, vei realiza ușor și într-un timp mai scurt o prezentare PPT bine structurată și care va evidențiază ideile cheie ale discursului tău, folosind elemente vizuale.

Deși poate părea ușor realizat, conceperea unui prezentări PowerPoint se poate dovedi dificilă și poate consuma mult timp atunci când nu ești familiarizat cu instrumentele pe care le oferă programul. Spre exemplu, anumite operațiuni care consumă mult timp și sunt plictisitoare, precum redimensionarea și alinierea elementelor grafice se pot realiza automat, printr-un singur click.

De foarte multe ori se întâmplă ca, în ciuda efortului de a prezenta informațiile impecabil, prezentările PPT să fie penalizate pentru greșeli minore, precum așezarea în pagină, adăugarea prea multor detalii într-un singur diapozitiv, prea multe slide-uri, text foarte greu de citit, culori și fonturi diferite sau nepotrivite.

Dacă vrei să afli cum să eviți pierderea inutilă a timpului dedicat realizării prezentării tale, cum să lucrezi mai eficient și să obții diapozitive cu aspect profesional, urmează sfaturile prezentate în acest articol.

Cum arată o prezentare PowerPoint care impresionează?

• Este bine structurată

Înainte de a începe să lucrezi în PowerPoint, documentează-te temeinic despre subiectul pe care urmează să-l prezinți, întocmește un plan cu cele mai importante idei și familiarizează-te cu instrumentele programului PowerPoint. În acest fel, vei crea un mesaj captivant, uşor de înţeles.

• Are un design plăcut și aerisit

O prezentare PPT reușită îmbină palete de culori potrivite cu fonturi lizibile și mesaje simplificate. De aceea, îți recomandăm să pui în slide-uri doar cele mai importante informații, iar restul să le prezinți oral.

• Nu conține greșeli de spelling

Fie că este vorba despre greșeli de scriere, gramaticale sau de ortografie, animații neplăcute sau încurcarea ordinii slide-urilor, nicio eroare nu va fi trecută cu vederea. Petrece puțin timp analizând calitatea conținutului tău, sau roagă pe altcineva să te ajute să identifici greșelile. Îți recomandăm ca înainte de a pune informațiile în PPT să le scrii într-un document Word, iar apoi să folosești programul AutoCorect, ca să identifici greșelile de scriere.

• Slide-urile sunt coordonate perfect

După ce ai terminat prezentarea, este timpul să exersezi. Reia slide-urile și citește-le ca şi cum te-ai afla în faţa spectatorilor. Pe lângă faptul că vei avea mai puține emoții la prezentare, ai ocazia să identifici greșelile de timing ale slide-urilor și animaților, putând să le corectezi.

Uite sunt cele mai importante 10 secrete ale programului PowerPoint care te vor ajuta să realizezi o prezentare reușită:

1. Aplicarea de template-urile

Temele presetate îți vor face munca mult mai ușoară, iar la final, proiectul tău va avea un aspect elegant. PowerPoint oferă multe șabloane, care îmbină palete de culori complementare, stiluri și fonturi diferite. Așadar, nu îţi rămâne decât să-l găsești pe cel care te atrage mai mult și care se potrivește cel mai bine cu tema ta.

Acestea sunt accesibile în meniul “Design” și pot fi previzualizate dacă treci cu săgeata mouse-ului peste ele.

Dacă nu îți place niciuna dintre temele pe care programul le oferă, poţi găsi sute de variante disponibile online, pe platforme precum 24slides.com.

2. Inserarea diagramelor

Diagramele reprezintă o modalitate inteligentă de a rezuma conceptele şi de a simplifica informaţiile pe care le prezinți, astfel încât cei ce te urmăresc să înţeleagă repede informațiile și să nu-și piardă interesul.

Acestea pot fi accesate din meniul „Insert” > “Charts”. Selectează graficul care se potriveşte cel mai bine subiectului prezentat de tine şi adăugă informaţiile necesare.

3. Animarea prezentării

Efectele de mișcare au scopul de a afişa informațiile exact la momentul potrivit, dar și de a capta atenţia spectatorului. Orice element foarte fi animat, de la text, la fotografii şi grafice. Selectează obiectul pe care vrei să îl animezi, apoi accesează meniul „Animation”. Încercă mai multe stiluri de animaţii şi opreşte-te la cel care îţi place. Poţi seta durata animaţiei în funcţie de necesitate, modificând timpul de mișcare din caseta „Duration”.

Dacă te-ai răzgândit şi nu mai vrei să animezi elementul selectat, poţi dezactiva animaţia apăsând pe "None".

4. Așezarea fotografiilor într-o grilă

Dacă ai încercat vreodată să aliniezi mai multe fotografii într-un singur slide, ştii cât de greu este să le poziționezi astfel încât să obții un stil unitar.

În plus, trebuie să le redimensionezi pe fiecare în parte și să le modifici forma, iar rezultatul ar putea părea nesatisfăcător. Ca să rezolve astfel de probleme, inginerii de la PowerPoint au dezvoltat un instrument foarte folositor.

Adaugă fotografiile, apoi apasă tastele CTRL+A, ca să le selectezi dintr-o mişcare. Accesează meniul “Picture” > “Format” > “Picture Layout” şi selectează modelul pe care vrei să-l foloseşti.

5. Inserarea imaginilor de calitate

Deși ar putea părea un detaliu neimportant atunci când creezi prezentarea, trebuie să iei în considerare faptul că o calitate scăzută a imaginilor pe care le inserezi ar putea fi o greșeală care te va costa.

Programul PowerPoint îți pune la dispoziție o serie de fotografii de Stock, care pot fi accesate apăsând iconița „Pictures” din meniul “Insert”. În plus, aici vei găsi și o mulţime de stickere, clipuri video, vectori și ilustrații. 

Dacă nu ești mulțumit de acestea, trebuie să știi că există multe platforme cu fotografii pe care le poti descărca gratuit, precum Freepik, Unsplash sau Pexels.

6. Fundal sonor potrivit

Deşi pot părea cool, efectele sonore sunt demodate și deranjează auditoriul. Este mai bine să subliniezi punctele importante prin intonație. În prezentare poţi adăuga o muzică de fundal, din meniul “Insert” > “Audio”. Trebuie, însă, să ai în vedere că volumul să fie redus, ca să nu deranjeze și să nu îți acopere vocea atunci când prezinți.

7. Mai puţin text și mai multe elemente grafice

Când creezi un document PPT, trebuie să iei în calcul că oamenii se vor plictisi repede dacă prezentarea conţine mult text sau fontul nu este lizibil. În plus, textul poate fi greu de citit de la distanţă. Te sfătuim să prezinți doar informațiile cheie în diapozitive. Înainte de a finaliza documentul, previzualizează-l, accesând meniul „Slide Show” > “From Beginning”.

8. Dublarea elementelor

Dacă ai folosit o formă sau o diagramă și le-ai așezat perfect în pagină, dar vrei să îl pui și în alte slide-uri, primul instinct este să reiei procesul, însă acest lucru consumă timp și s-ar putea să ca rezultatul să nu fie identic.

Un truc simplu care te va ajuta să copiezi o formă este să o selectezi, apoi să apeși CTRL+C să mergi în pagina unde vrei să o dublezi şi să apeşi CTRL +V. Obiectul tau va fi poziţionat exact acolo unde era în slide-ul precedent și va păstra modificările pe care i le-ai adus anterior.

Funcționează şi cu mai multe elemente, atunci când vrei să copiezi în întregime obiectele slide-ului, cu Ctrl +A, sau doar o parte din ele, ţinând apăsata tasta CTRL și selectând prin apăsare butonului drept al mouse-ului.

O altă modalitate este să clonezi slide-ul respectiv, iar în copie să pui informațiile noi. Selectează slide-ul pe care vrei să îl refolosești din previzualizare, apăsând click stânga şi alege opțiunea “Duplicate Slide”.

9. Ghidează așezarea în pagină cu rigle şi grile

Alinierea elementelor în PowerPoint devine mult mai ușoară dacă folosești grile și rigle.

Pentru a le activa, apasă click dreapta în afara slide-ului. Apasă pe „Ruler”, pentru a afişa măsurătoarea slide-ului sau pe "Grides and Guides" pentru ghidaj. Din meniul care apare, poţi calibra grilele în funcţie de preferințe. Utilizează-le bifând căsuţa "Display grides on screen". Atunci când vrei să le elimini de pe ecran, trebui să accesezi din nou meniul şi să debifezi opţiunea "Display grides on screen".

10. Prezentare PPT se transformă ușor în video

Dacă vrei să încarci prezentarea ta pe YouTube sau pe rețelele sociale, atunci trebuie să ştii că o poţi transforma foarte rapid şi simplu într-un video. Accesează meniul “File” > “Export” > “Create video”.

Rețeta unei prezentări PowerPoint reușite constă într-o îmbinare de creativitate, stil și utilizare corectă a instrumentelor oferite de program. Folosește informațiile din acest articol și începe chiar astăzi să creezi prezentări PowerPoint captivante pentru a-ți impresiona spectatorii sau pentru a le încărca pe diferite platforme online.

Pentru a afla toate strategiile de promovare a produselor și serviciilor tale, te poți înscrie la un cursul interactiv ECDL.